Foire aux questions sur la copropriété

1. Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

La loi Alur du 24 mars 2014 a créé l'obligation, dans les copropriétés dotées d'un Conseil syndical, d'une mise en concurrence systématique des syndics avant leur nomination en assemblée générale

Si vous souhaitez changer de syndic, il vous suffit donc d'en contacter plusieurs puis de comparer leurs tarifs en fonction des prestations proposées.

Sauf révocation fondée sur un motif légitime, le changement de syndic est possible à l’échéance de son mandat. Il faut alors procéder à une mise en concurrence des syndics présents sur le marché et mettre la question du changement de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle ce changement doit être voté. Si la question de la nomination d’un nouveau syndic n’y figure pas, il convient de demander son inscription à l’ordre du jour.

D’autres projets de contrats de syndics peuvent être présentés. La demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception par un ou plusieurs copropriétaires ou par le conseil syndical. Cette notification peut être faite à tout moment avant l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.

La convocation à l’assemblée générale et l’ordre du jour

Un avis de convocation à l'assemblée générale vous sera envoyé quelques semaines avant l'expiration du mandat du syndic. Veuillez à bien vérifier l'ordre du jour. Généralement, le syndic prévoit toujours son renouvellement mais jamais l’élection d’un nouveau syndic s’il n’est pas réélu.

Le jour de l’assemblée :

Le syndic doit obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965) pour obtenir son renouvellement. Si tel n'était pas le cas, un second vote peut intervenir sur le champ ou ultérieurement. Lors du second vote, la majorité des voix des seuls copropriétaires présents ou représentés est suffisante (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette dernière majorité n’est pas obtenue, le syndic n’est pas renouvelé dans ses fonctions.

Mais comme vous avez tout prévu, il ne vous reste plus qu’à élire le nouveau syndic au cours de cette même assemblée.

2. Changer de syndic de copropriété suite à se démission 

Le syndic peut rompre son contrat au cours de son mandat. Il est cependant nécessaire de respecter certaines règles afin de ne pas porter préjudice au syndicat de copropriété.

Il revient donc au syndic d'informer en temps utile le président du conseil syndical de sa volonté de démissionner, et convoquer l'assemblée générale qui désignera son successeur.

3. Révoquer le syndic

Pour être valable, la décision de révoquer le syndic doit être prise en assemblée générale. Les copropriétaires peuvent attendre l'assemblée annuelle ou demander à ce que soit tenue une assemblée extraordinaire. Demander à son syndic de convoquer une assemblée générale afin de mettre à l’ordre du jour sa révocation risque de s’avérer sans effet. Si le syndic ne tient pas compte de votre demande, le conseil syndical ou un (ou plusieurs) copropriétaire(s), représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires, peuvent demander au syndic de convoquer l’assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Cette demande doit être formulée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit préciser les questions devant être inscrites à l’ordre du jour, à savoir la révocation du syndic et la nomination de son remplaçant. Si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer ladite assemblée une fois qu’il aura envoyé une mise en demeure (lettre recommandée avec accusé de réception) restée sans réponses plus de huit jours. Toutefois, s’il n’existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, vous pouvez, en tant que copropriétaire, provoquer judiciairement ladite assemblée après l’envoi d’une nouvelle mise en demeure restée sans effet. Vous vous adresserez alors au président du tribunal de grande instance statuant en référé (procédure d’urgence) pour qu’il vous autorise à convoquer l’assemblée générale. Les faits reprochés doivent être suffisamment graves ou répétés pour justifier la révocation. Mieux vaut avoir en main les preuves des griefs que vous lui reprochez car vous aurez à en justifier en assemblée.

Voici quelques motifs légitimes de révocation d'un syndic :

• le fait de ne pas exécuter les décisions prises en assemblée générale
• le fait de ne pas avoir fait le nécessaire pour recouvrer les impayés, ayant ainsi porté gravement atteinte à la copropriété.
• les fautes de gestion.

Une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts au profit du syndic.

La révocation requiert un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires. A défaut de l’obtenir, une seconde assemblée peut statuer à la majorité des seuls copropriétaires présents ou représentés.

Les effets de la révocation du syndic :

Lors du déroulement de l’assemblée, lorsque la majorité a été atteinte, le syndic doit quitter la salle. Il est remplacé immédiatement par celui que vous désirez mettre en place.

La nomination de ce dernier se fera à la même majorité que celle qui a permis de destituer votre ancien syndic.

Le cabinet Guillemot : un syndic fiable qui vous accompagne dans la gestion quotidienne de votre copropriété

4. La gestion de votre copropriété avec le cabinet Guillemot

1 et 3 mois de délai sont nécessaires avant de pouvoir démarrer notre collaboration. Durant cette période, nous travaillons avec vous à récupérer les documents et informations nécessaires à la mise en place de notre gestion.

Ce délai dépend essentiellement de la transmission des archives du syndicat . Il faut savoir que la loi accorde un délai de 3 mois au syndic sortant pour transmettre la totalité des documents au successeur. L’aide des membres du conseil syndical pour accélérer ce processus est souvent déterminante.

L’ancien syndic doit transmettre au successeur toutes les pièces administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

? Dans le mois qui suit la décision, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles ainsi que l’ensemble des documents et archives du syndicat doivent être communiqués au nouveau syndic.

? Puis il bénéficie de deux mois supplémentaires pour verser à son successeur le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat.

Que faire lorsque l'ancien syndic refuse de transmettre les documents relatifs à la copropriété ?

L'ancien syndic est tenu de transmettre au nouveau syndic les documents appartenant à la copropriété. Cependant, certains syndics peuvent faire la sourde oreille malgré les multiples relances.

Si les pièces ne sont pas transmises dans les délais légaux, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser une lettre de mise en demeure par voie recommandée.

Si au bout de quelques jours, il n’y a toujours aucune réaction de sa part, les mêmes personnes peuvent saisir le président du tribunal de grande instance en référé pour obtenir sous astreinte les documents et les fonds. La procédure est rapide et l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire.

La première des chose à faire en cas de sinistre est d’avertir le syndic par lettre recommandée et par téléphone pour qu’il prenne les premières dispositions.

Ce dernier informera ensuite dans les plus brefs délais le conseil syndical de la nature et de l’ampleur du sinistre. Le syndic et le conseil syndical se mettront ensuite en contact avec la compagnie d’assurance très rapidement et décriront le sinistre par lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier contiendra les éléments essentiels permettant d’ouvrir un dossier :

• le numéro de contrat
• la date du sinistre en indiquant son origine
• la localisation
• une description précise de l’état des dégâts, avec si possible des photographies
• l’état estimatif des pertes, sous réserve de confirmation par la production d’un devis de réparation
• le constat amiable, même si la partie adverse refuse de le signer.

Pour les dégâts des eaux, il faut remplir obligatoirement un constat amiable.

En cas de vol ou de vandalisme, il faudra déposer plainte dans les 48 heures au poste de police local.

En cas de sinistre, il est important d’en chercher l’origine :

? Si le sinistre est imputable aux parties communes de l’immeuble, il faut avertir votre syndic : photos, descriptif des circonstances, coordonnées des intervenants (lésée ou responsable), toute autre information pouvant être utile dans la déclaration de sinistre. Le syndic gère ensuite la déclaration de sinistre auprès de l’assurance de l’immeuble et suit le dossier jusqu’à l’indemnisation définitive. Parallèlement à cela, la personne responsable ou lésé par ce sinistre devra faire une déclaration auprès de sa propre assurance.

? Si le sinistre est imputable aux parties privatives, le syndic n’intervient que si le sinistre touche également les parties communes. Sinon, ce sont aux personnes impactées par le sinistre de gérer avec leur assurance respective.

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires. Il est valable pour un exercice comptable de 12 mois.

Au début de chaque trimestre généralement, le syndic demande aux copropriétaires le versement de charges provisionnelles, correspondant à un quart du budget prévisionnel (sauf modalités différentes prévues en assemblée générale), conformément à l’appel de charges. Les charges provisionnelles comprennent les charges générales ainsi que les charges spéciales.

A savoir : il peut être décidé en assemblée générale que le versement des charges provisionnelles se fera chaque semestre ou chaque mois.

A la fin de chaque exercice, lors de l’approbation de l’arrêté des comptes, les charges provisionnelles sont régularisées en fonction des dépenses réelles. Soit les copropriétaires se voient demander le versement d’un complément de charges, soit le trop-versé est imputé sur les charges de l’année suivante. En plus des charges de copropriété, des appels de fonds pour travaux (votés en assemblée générale ou travaux urgents) peuvent être demandés. Ces dépenses ne sont pas inclues dans le budget prévisionnel

Si des travaux exceptionnels ont été votés en AG, vous pouvez recevoir un document complémentaire reprenant ces charges mais le principe reste le même.

Pour connaître la liste des charges récupérables auprès de votre locataire, il faut se référer à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 relative aux baux d’habitation.

Ces charges récupérables sont classées par poste et sont liées :

? à l’utilisation du logement et des parties communes de l’immeuble (hall d’entrée, ascenseur…) 

? aux charges courantes (électricité, eau chaude…) 

? à l’entretien des espaces intérieurs et extérieurs de l’immeuble (hall d’entrée, parking, espaces verts….) 

? aux impôts (taxe d’enlèvement des ordures ménagères..)

? etc.

En copropriété, le montant des charges ne peut être connu à l’avance et peut varier d’une année sur l’autre. Cependant, vous êtes en droit de demander à votre locataire une provision mensuelle de charges payable en même temps que le loyer. Vous devez faire apparaître clairement cette provision sur l’appel de loyer et la quittance. Une fois par an, lors de l’assemblée générale de copropriété, le montant des charges est communiqué auprès de tous les copropriétaires. Vous pouvez donc réaliser la régularisation de charges en comparant les montants que vous avez perçus avec les montants réels de charges. Vous n’avez plus qu’à rembourser votre locataire s’il y a un trop perçu ou, à l’inverse, lui réclamer le solde manquant.

Tout copropriétaire dispose d’un délai de 5 ans pour effectuer cette régularisation de charges, tout comme le locataire dispose du même délai pour vous réclamer son argent en cas de trop perçu.

Le propriétaire d'un logement doit s'acquitter des charges de copropriété qui correspondent à toutes les dépenses d'entretien, d'administration, d'amélioration ou de remplacement des équipements nécessaires au bon fonctionnement de l'immeuble. La clé de répartition a pour objectif de préciser la catégorie de chaque type de charge, et chaque syndic détermine cela au sein de son règlement intérieur.

Toutefois, ces clés de répartition doivent être incluses dans le cadre prévu par l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965, qui fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Cet article prévoit ainsi une distinction entre les charges générales et les charges spéciales, sachant que le paiement des contributions diffère entre les deux. Les charges générales sont des dépenses en théorie utiles à tous les propriétaires dans les mêmes proportions, comme un ravalement de façade ou les contrats d’assurance, et elles sont payables selon la quote-part fixée dans le règlement. Les charges spéciales représentent des dépenses qui ne sont pas objectivement utiles à tous les copropriétaires de la même façon, comme le chauffage collectif, ou bien un ascenseur, et ils s’en acquittent proportionnellement à la quote-part qu’ils détiennent.

La clé de répartition permet ainsi au syndic de définir, dans le cadre de la loi du 10 juillet, comment répartir certaines des charges d’un immeuble qui seront applicables aux copropriétaires. Cela signifie que chaque type de charge qui est inhérent à une copropriété, comme le chauffage collectif, l’entretien d’un ascenseur ou la réfection d’une toiture, va être placé dans une des deux catégories de charges, en fonction du règlement intérieur défini par le syndicat de copropriété. Les propriétaires sont donc amenés à se référer à ces clés de répartition afin de savoir à quelle catégorie appartient telle charge, et à quel montant de charge correspond tel bien, ce qui pourra leur permettre d’éviter d’éventuels litiges.

Les clés de répartition, définies dans le règlement de copropriété, peuvent être modifiées dans certains cas précis.

En effet, un copropriétaire peut tout à fait estimer que la répartition des charges définie dans le règlement doit être recalculée, car considérée comme non appropriée ou mal établie. Une modification des clés de répartition peut donc être demandée et validée via un vote à l'assemblée générale de copropriété, qui doit être fait à l'unanimité. Ce type de modification de la clé de répartition peut par exemple intervenir suite à un changement dans l’immeuble, comme l’installation d’un équipement nouveau.

Un propriétaire estimant que sa quote-part de charges spéciales est trop importante peut également demander la modification des clés de répartition devant le tribunal de grande instance. Il faut néanmoins réunir l'une des deux conditions ci-dessous pour pouvoir engager une telle procédure :

? que la participation de ce propriétaire soit de 25% supérieure à ce qu’elle devrait être ;

? que la participation d’un autre propriétaire soit de 25% inférieure à ce qu’elle devrait être.

Ce type de procédure peut par exemple être décidée dans le cas où un propriétaire contribue aux charges liées à un ascenseur, alors qu’il est situé au rez-de-chaussée. Cette situation est prévue par l’article 12 de la loi, qui précise que chaque propriétaire peut poursuivre en justice la révision de la répartition des charges dans les cas énoncés précédemment, mais uniquement dans les cinq ans de la publication du règlement de copropriété.

Le respect des clés de répartition est un élément primordial pour le bon fonctionnement d’une assemblée de copropriétaires. Il revient au syndic de respecter et d'appliquer les tantièmes de charges (générales et spéciales) dans son calcul, comme définis dans le règlement de copropriété.

Pour illustrer l’importance de cette clé, il est par exemple tout à fait possible que l’acquéreur potentiel d’un bien annule une vente, si la clé de répartition qu’il reçoit à titre d’information ne correspond pas au montant des charges défini dans le règlement de copropriété.

Il arrive cependant que les clés de répartition ne soient pas respectées, notamment dans le cas d’erreurs dans leur exécution. Dans une telle situation, le syndic se doit de procéder à une régularisation de son propre chef s’il a lui-même constaté son erreur, ou bien sur demande du propriétaire concerné. Selon les cas, et dans l’optique où un préjudice important est constaté, le syndic peut être condamné, et obligé à payer des dommages et intérêts au propriétaire lésé.

De manière générale, c’est lors de l’appel des fonds trimestriels fait par le syndic que le calcul de chaque provision due par chaque copropriétaire est annoncé, et qu’il est possible de constater éventuellement un non-respect des clés de répartition, telles qu’elles sont définies dans le règlement de copropriété.